Pendant très longtemps, j’ai couru. Je courais après le temps, après les bus, après les travaux à faire et que je ne finissais jamais à temps. Mon emploi du temps ressemblait à un tableau abstrait remplis de taches multicolores qui représentaient des activités impossibles à faire. Je pouvais passer plusieurs semaines à courir et travailler, jusqu’à 80 heures par semaine. Je m’épuisais et obligatoirement mon corps finissait par me le faire payer.

Ces semaines de travail acharné laissaient place à des semaines où j’avais le plus grand mal à bouger, où je tombais malade sans arriver à guérir, où même ma joie et ma ténacité me laissaient tomber.

L’avance que j’avais prise se transformait alors en retard et les échecs se succédaient en érodant ma confiance en moi.

Heureusement, j’ai fait la rencontre de personnes remarquables qui m’ont appris à mieux me connaître, à mieux connaître mes fonctionnements, et à mieux gérer ma vie, pour que je ne tombe plus dans les pièges que je me tendais à moi-même.

Comment être productif quand on est hyperactif ou inattentif ? Et comment gérer les nombreuses activités, tâches ou passions que l’on a chaque jour sans se perdre, s’épuiser ou perdre nos buts de vue ?

J’ai beaucoup appris depuis cette époque, mais devenir meilleur demande du temps, de la patience et de l’entraînement. Dans un défi que je me suis lancé, j’ai récemment décidé de faire quelques changements dans mon organisation pour améliorer ma productivité et mes journées. Je ferai donc régulièrement le point avec vous sur les diverses stratégies pour se faciliter la vie. 🙂

Cette semaine, parlons de l’emploi du temps et de trois outils indispensables et que l’on doit toujours garder avec soi.

1. La mind map (ou carte heuristique) : Des idées aux actions concrètes

La mind map est une carte mentale qui sert à concrétiser et mettre en ordre nos idées. On peut s’en servir pour noter un cours, un plan d’action pour une activité, ou organiser ses projets par exemple. Toutes les mind map ont un thème central. Elles peuvent avoir plusieurs sujets liés et fonctionnent comme un réseau neuronal (ou un arbre), avec des branches principales et des petites branches reliées (donc une structure arborescente).

La mind map est la première pierre que l’on peut poser à notre édifice ! Le thème principal étant l’organisation de notre vie, les branches principales (ou sujets) seront les différentes sphères de notre vie. Le but est de partir des idées de projets que l’on a et de découper chaque idée de plus en plus finement jusqu’à obtenir une liste de petites actions concrètes à faire.

Ainsi on va :

Mais le plus important est de vous poser cette question :

• D’habitude, de combien de temps est-ce que je dépasse mes estimations ?

Ainsi vous pourrez rajouter du temps à vos estimations de manière plus juste. 😉

Enfin, rajoutez quelque chose de visuel à ces actions. Le but d’une mind map est de visualiser plus facilement nos activités de manière globale et donc l’ampleur de notre tâche réelle.

Voilà ! Grâce à cela on va pouvoir plus facilement organiser notre temps (et de manière plus réaliste).

Il existe plusieurs logiciels de mind mapping gratuits, à vous de choisir celui que vous préférez. Personnellement j’utilise Xmind et j’en suis très contente.

2. L’agenda : à quoi il ne doit PAS servir

La première règle que j’ai apprise est qu’un agenda ne doit pas ressembler à un étalage d’idées ou de tâches non concrètes se chevauchant les unes les autres. On ne peut pas être à deux endroits à la fois, et on ne peut pas espérer faire un travail de 4 heures en 2 heures. Avoir un agenda trop chargé le rend soit illisible, soit impossible à suivre.

La deuxième règle que j’ai apprise est qu’un agenda ne doit pas refléter nos rêves les plus fous quant à ce qu’on aimerait accomplir dans une journée (Vous voyez de quoi je parle ?). Eh oui ! Une journée n’a que 24 h, et quel que soit le nombre de choses importantes et urgentes que vous devez faire, elle ne fera quand même QUE 24 h ! 😉

Pour les hyperactifs et les grands débordés (comme moi), il faut donc accepter de reporter certaines tâches. Pour cela on va les prioriser. Je reviendrai sur ce point un peu plus loin…

Le but d’un agenda est de se souvenir et de visualiser dans le temps les différentes tâches que l’on va avoir à accomplir dans une journée ou une semaine. Or c’est une chose qui peut être très difficile pour quelqu’un qui a beaucoup de mal à se représenter le temps, comme c’est le cas pour les personnes avec TDA/H.

Donc dans un premier temps n’hésitez pas à noter dans votre agenda toutes les activités qui vous prennent un temps conséquent, même s’il ne s’agit pas de travail à proprement parler. L’important est de réussir à visualiser le temps que vous allez mettre pour toutes vos actions dans la journée.

3. Les to-do-lists

Il est important d’avoir toujours à portée de main ce qu’on appelle une to-do-list, ou liste des tâches. C’est un endroit où l’on va noter toutes les tâches qui nous traversent l’esprit, c’est pour cela qu’elle doit être facilement accessible à tout moment et où que l’on soit. On n’a comme ça plus à y penser (car comme vous le savez, on pense toujours aux choses quand ce n’est pas le moment : et quand on pourrait les faire, notre cerveau se garde bien de nous les rappeler !). 😉

On peut donc utiliser un petit carnet que l’on aura toujours au même endroit dans la maison ou dans son sac à l’extérieur (pour avoir moins de risques de le perdre 🙂 ).

Pour les gens plus technophiles, ils pourront préférer un carnet de note électronique qui sera plus facilement transportable partout. Dans ce cas le mieux est d’avoir une application interconnectée entre tous nos appareils (ordinateur, tablette, téléphone portable, etc.). J’utilise personnellement Evernote qui est gratuit et a de très grandes possibilités, mais utilisez ce qui vous convient le mieux en fonction de vos habitudes et attirances.

Dans un premier temps, il est préférable de n’utiliser qu’une seule liste. Plus on multiplie les listes et plus on a de chance de se mélanger les pinceaux, voire de les perdre (d’où l’utilité du carnet unique à avoir toujours à portée de main). Donc ne nous éparpillons pas tant que l’on ne maîtrise pas la première étape.

4. Comment gérer nos différents outils

« Bon c’est bien joli tout ça, mais comment fait-on pour faire communiquer tous ces outils ? Et comment faire tout ça sans y passer des heures et justement nuire à notre productivité ? »

Et bien dans un premier temps, il va falloir tout mettre en place et cela va forcément mettre un peu de temps, on ne peut pas y échapper ! Mais si, grâce à ces outils, on arrive à mieux visualiser nos activités dans le temps et à avoir une meilleure organisation, ce sera non seulement du temps régulièrement gagné dans le futur, mais aussi une augmentation de nos capacités ( parce qu’au fur et à mesure on devient de plus en plus fort) !

Faire communiquer ces trois outils est très simple, mais il y a une règle à respecter (rien de méchant, pas de panique).

Être productif grâce à la règle des priorités !

L’outil que je vais vous présenter maintenant n’est pas la matrice d’Eisenhower (je vous parlerai de cette matrice dans un autre article 😉 ).

Il faut bien faire la différence entre important et urgent. Quelque action A peut être plus importante qu’une action B, mais l’action B peut n’être faisable qu’à un moment donné ou devoir se faire avant une date limite plus courte que l’action A. L’urgence est donc le critère le plus important et l’importance vient seulement en second.

Tous les éléments que vous avez noté sur votre to-do-list dans la journée (dans votre carnet ou votre logiciel de prises de notes), reportez-les régulièrement sur la mind map pour mieux visualiser à quels projets ils appartiennent et estimer le temps dont vous avez besoin pour les réaliser (le mieux est de le faire tous les jours pour être le plus à jour possible et ne pas oublier une action qui serait urgente).

Regardez la belle mind map que vous avez confectionné avec enthousiasme… Vous allez regarder chaque action que vous avez inscrit en bout de branche. À chacune d’elles vous allez mettre une priorité et la noter de manière visuelle (par un code couleur par exemple).

Enfin vous allez prendre chaque action à faire aujourd’hui ou demain et la retranscrire dans l’agenda (en ne trichant pas sur le temps que vous avez prévu pour la faire!). Si vous êtes quelqu’un de très occupé, il est probable que toutes les actions ne rentrent pas dans ces deux jours. Ainsi vous vous rendez compte que ce que vous aviez imaginé n’était pas forcément réaliste, et c’est justement le but. Il faudra donc reporter à un autre jour.

« Oui d’accord mais je dois absolument faire toutes ces actions ! Comment je vais faire, moi ?! »

Il n’y a qu’une seule solution. Accepter que vous êtes humain et que ceci est votre réalité. 🙂 La règle de priorité est là pour vous donner une direction à suivre selon ce que vous voudriez accomplir. L’agenda est là pour vous rappeler ce qui est possible.

Quand vous aurez pu placer toutes vos actions les plus urgentes, procédez de la même manière dans les intervalles restants avec les actions à faire dans la semaine, et ainsi de suite.

Et voilà ! J’espère que je n’ai pas perdu trop de monde et merci à tous ceux qui ont survécu à la lecture de l’article ! 🙂 Mais je me devais de vous expliquer jusqu’au bout le principe de cette méthode qui est un pilier pour commencer à reprendre en main sa vie, pour que vous puissiez comprendre l’exercice dans sa globalité.

Je reviendrai très prochainement sur ce sujet pour illustrer ces propos et vous montrer un peu plus concrètement comment j’ai mis tout ça en place dans ma propre vie.

Si vous sentez que vous avez besoin de changer de méthode pour vous organiser, mais que vous avez un peu peur de faire ce changement, essayez de faire juste un seul petit changement et vous verrez si vous avez envie de continuer ou pas. Vous pouvez aussi aller voir mon article sur le changement, il vous donnera peut-être l’énergie d’avancer sur la voie que vous souhaitez suivre. 😉

Dites-moi dans les commentaires si cela a été utile pour vous et si mes explications étaient assez claires. N’hésitez pas à me poser toutes vos questions pour que je puisse y répondre dans mes prochains articles, et à me dire ce qui vous bloque encore dans votre gestion de votre emploi du temps.

Article corrigé par Henri-Pierre Juguet : hpj.correction.redaction@gmail.com