Entre l’attention très variable, les bugs de mémoire, l’hyperactivité mentale, la mauvaise gestion du temps… le TDA/H ne manque pas de moyens pour mettre à mal notre organisation !
Dans les périodes les plus remplies (comme la rentrée ou les périodes de rush au travail par exemple), la charge mentale devient difficile à gérer et il est d’autant plus important d’avoir une organisation efficace et qui nous soutiendra sans flancher.
Je vois souvent des erreurs dans les choix d’organisation de mes clients, qui les amènent à ne pas réussir à s’organiser ou à ne pas tenir leur organisation (et leurs outils à jour) sur le long terme.
Voici donc 5 principes qui vous aideront à trouver et maintenir une bonne organisation.
Sommaire
Principe n° 1 pour mieux s’organiser : ce qui n’est pas écrit n’existe pas
Vous le savez sûrement déjà, le TDA/H impacte notre mémoire. Ce n’est pas que celle-ci soit un problème en soit, mais une mauvaise attention au mauvais moment, par exemple, risque fort de provoquer des bugs de mémoire.
Imaginez que votre patron vient de vous demander d’exécuter une action d’ici la fin de la semaine, puis un collègue vient vous voir pour vous parler d’autre chose, puis vous pensez à encore autre chose… et au bout d’une dizaine de minutes vous vous apercevez que vous avez oublié pour quand était l’action que vous a demandé votre patron !
Votre attention s’est portée sur trop d’informations et votre mémoire de travail n’a pas réussi à tout emmagasiner.
La mémoire de travail peut avoir des bugs, surtout lorsqu’elle est surchargée. Si vous devez retenir une information, alors notez-la tout de suite ! Ne pensez pas que vous vous en souviendrez plus tard, vous risquez de l’oublier.
De plus, cela augmente votre charge mentale car vous demandez à votre cerveau de retenir quelque chose tout en se concentrant sur ce que vous faites, ce qu’il se passe autour de vous, etc. C’est une charge inutile et qui va certainement provoquer une errure quelque part à un moment ou un autre.
Le mieux est donc de partir du principe que ce qui n’est pas écrit n’existe pas, et de toujours avoir un cahier par exemple, dans lequel vous noterez tout.
Et si vous prenez conscience que vous êtes en train d’essayer de retenir une information en vous disant “je vais m’en souvenir”, répétez-vous (à haute voix si possible) “Ce qui n’est pas écrit n’existe pas !”. Au bout d’un certain temps, l’information va rentrer et vous noterez tout de suite les informations de manière de plus en plus naturelle.
Pour en savoir plus sur la mémoire et le TDA/H (et comment l’améliorer), lisez cet article : TDA/H et mémoire : comment ça fonctionne et comment l’améliorer
Principe n° 2 pour mieux s’organiser : avoir des outils simples et modifiables, et quand on a trouvé on ne change plus, on adapte
Pour améliorer votre organisation sur le long terme, j’ai deux conseils importants que vous devez retenir :
- Elle doit être la plus simple et facile possible à mettre en place pour vous
- Une fois que vous avez choisi votre organisation et vos outils, n’en changez plus mais adaptez-les !
Je m’explique :
Simple et facile à utiliser :
Plus l’organisation et les outils sont simples, plus il est facile de s’y référer, d’aller noter ce qu’on doit noter, etc. On a donc moins tendance à procrastiner dans les moments où l’on doit s’organiser, car ce n’est pas un casse-tête à chaque fois.
Ne pas changer d’outils une fois qu’on a trouvé ce qui nous convient – Adaptables :
Aussi, beaucoup de personnes ont tendance à tester tout un tas d’outils et donc à en changer régulièrement (l’herbe du voisin est toujours plus verte que la nôtre, et la nouveauté est toujours très attirante).
Le problème c’est qu’à chaque fois que l’on change d’outil, on doit tout recommencer à zéro. S’organiser est donc un éternel casse-tête que l’on recommence sans jamais le terminer. C’est très frustrant, et c’est une perte de temps considérable !
Bien sûr vous pouvez passer un certain temps à tester des outils pour voir lequel est le plus adapté à vous-même. Mais une fois que vous l’avez trouvé, gardez-le une bonne fois pour toutes et adaptez-le si besoin. C’est pour cette raison qu’il est important que votre outil soit simple et adaptable.
Par exemple, il existe des applications qui font To-do list, agenda, bloc-note, organiseur de je ne sais quoi et peut être le café aussi ! Ces outils sont souvent trop complexes, et on ne peut pas vraiment les adapter à nos besoins particuliers. Certaines de ces applications sont intéressantes et simples, mais surtout évitez de choisir quelque chose qui va compliquer votre organisation plutôt que la faciliter, et que vous n’utiliserez plus au bout de quelques semaines parce que l’attrait de la nouveauté sera retombé.
Pour vous donner une image, concernant une To-do list : par rapport à une application complexe, un fichier texte (par exemple) sera :
- Plus simple : tout est au même endroit, c’est vous qui organisez comme vous le souhaitez, vous pouvez simplifier autant que vous le souhaitez.
- Plus modifiable / adaptable : comme c’est vous qui créez tout, vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez. Si vos besoins changent, votre outil pourra suivre beaucoup plus facilement.
- Facile : vous placez le fichier où vous le souhaitez (dans un endroit facile à retrouver). Comme c’est votre propre organisation vous comprenez plus vite où noter les informations.
- Pas besoin d’en changer : comme vous pouvez l’adapter à vos besoins qui évoluent, il pourra vous accompagner toute votre vie et vous n’aurez plus besoin de tout recommencer à zéro à chaque changement, vous pourrez enfin vous consacrer à ce que vous voulez faire.
Bien sûr ce n’est qu’un exemple, un fichier texte n’est peut-être pas ce qui vous conviendrait le mieux. C’est pour cela qu’il peut être intéressant de passer un premier temps à chercher votre outil avant d’en faire votre compagnon pour la vie.
Principe n° 3 pour mieux s’organiser : 1 utilisation = 1 outil
Pour vous aider à trouver vos outils d’organisation, voici un autre principe pour tous ces outils : 1 seul outil pour 1 utilisation (ou bien : 1 seul outil par utilisation) !
Par exemple :
- 1 outil pour votre To-do list (et seulement 1 !)
- 1 seul agenda (pour tous vos domaines de vie, sinon il va obligatoirement y avoir un bug à un moment ou un autre !)
- etc.
Le but du jeu est de toujours savoir où trouver les bonnes informations (celles qui sont à jour), de ne pas en perdre sur un bout de papier perdu ou une application qu’on n’utilise plus, et de réduire au maximum les bugs liés à deux outils aux informations contradictoires.
Par exemple :
- Si vous prenez rendez-vous jeudi à 14h dans l’agenda 1 en oubliant que dans l’agenda 2 vous aviez une réunion à ce moment-à, vous aurez un problème.
- Si vous organisez votre journée en fonction de la To-Do List qui est sur votre bureau en oubliant que sur celle de votre application il y a une action très urgente et importante à faire aujourd’hui, vous aurez aussi un problème !
Ce principe est primordial en ce qui concerne l’agenda, mais un peu plus souple pour les listes.
Pour ce que vous devez/voulez faire, utilisez une seule To-Do List (comme ça vous n’avez qu’un seul endroit à vérifier pour savoir comment vous organiser aujourd’hui / cette semaine / etc..
Pour les autres listes, essayez de les rassembler au maximum mais vous pouvez par exemple utiliser une liste particulière pour les courses, etc..
(j’ai d’ailleurs adopté l’outil Alexa pour un certain nombre de mes listes, c’est un outil vraiment adapté aux personnes avec TDA/H qui ont besoin d’une secrétaire pour les seconder ! 😉 Mais il existe sûrement d’autres outils qui font la même chose, si vous en connaissez n’hésitez pas à me dire lesquels en commentaire.)
Et placez toujours ces listes (et tous vos outils) au même endroit (facile à retrouver et rapide d’accès) !
Principe n° 4 pour mieux s’organiser : des outils toujours au même endroit, et chaque jour un moment pour réorganiser !
Avoir les bons outils c’est déjà super ! Mais si on ne les utilise pas, ou s’ils ne sont pas à jour ou bien si on ne les a jamais à portée de main quand on en a besoin, ils ne vont pas nous servir à grand chose.
Une fois que vous savez quel outil vous allez utiliser et pour quelle utilité, vous devez donc :
- Choisir quelle sera la place de chaque outil : un endroit facile à retrouver et rapide d’accès ! Et toujours, toujours, toujours, les mettre aux mêmes endroits.
- Choisir et planifier au moins deux moments chaque jour pour vous organiser et tenir vos outils à jour : le matin pour vous remettre en tête votre journée, le soir (c’est votre dernier travail de la journée) pour organiser le lendemain. Et une fois par semaine pour l’organisation de la semaine qui suit.
N’oubliez pas que ce sont les premières fois qui sont longues (quand vous choisissez l’organisation et les outils et mettez tout en place), mais par la suite ça ne vous prendra plus qu’une dizaine de minutes par jour pour faire tout cela. 🙂
Principe n° 5 pour mieux s’organiser : 3 phases indispensables et exemples d’outils
Ce dernier principe vise à vous aider à savoir quels outils utiliser à quels moments.
Considérons qu’il y a 3 phases dans votre organisation (pour chaque phase je vous donne des exemples d’outils, si vous en connaissez d’autres qui vous sont utiles n’hésitez pas les partager en commentaire pour aider les camarades à trouver ce qui leur conviendrait le mieux 😉 ) :
Phase 1 : récupération de l’information
C’est la phase où vous notez vos idées, ce que vous voulez/devez faire, etc.
Outils utiles dans cette phase :
- To-Do List et autres listes : fichier word, Alexa, Evernotes, Todoiste, Habitica, etc.
- Cahier
Phase 2 : organisation, priorisation
C’est la phase où vous réorganisez ce que vous avez noté dans vos listes et carnets, dans un ordre logique (par quelle action vous allez commencer, qu’est-ce qui est plus urgent ou plus important, dans quel ordre procéder pour arriver à tel objectif, etc.).
C’est aussi dans cette phase que vous devez estimer le temps que vous allez mettre pour faire telle ou telle action (mettez toujours ⅓ de temps en plus, cela vous permettra de prévoir les éventuels retards et si vous allez plus vite que prévu cela vous donnera l’occasion de faire une pause plus longue, de vous accorder une récompense, etc.).
Outils utiles dans cette phase :
- Mind Map : Xmind, etc.
- Matrice d’Heisenhower
- Diagramme de Gantt
- etc.
Phase 3 : planification
Une fois que vous avez organisé vos actions, il est temps de les planifier dans votre agenda. C’est la dernière phase parce que si vous commencez par cela vous risquez de ne pas programmer les bonnes choses au bon moment.
Les seules exceptions sont les rendez-vous (programmez-les toujours tout de suite dans l’agenda pour ne pas oublier) et si vous avez un emploi du temps peu rempli ou pas de projet particulier en ce moment.
Outils utiles dans cette phase :
- Agenda papier
- Agenda électronique (plus flexible et visuel, se synchronise sur tous vos appareils) : Google agenda, Calendrier Apple, etc.
En intégrant ces 5 principes à votre organisation, vous pourrez l’améliorer sur le long terme.
Rappelez-vous que c’est la mise en place qui est un peu longue mais en prenant l’habitude de dédier quelques minutes à votre organisation chaque jour, cela deviendra plus facile et naturel pour vous, et vos outils seront bientôt vos plus fidèles alliés ! 😉
Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à le partager afin que d’autres puissent, eux aussi, améliorer leur organisation sur le long terme. Et si vous avez des questions par rapport à l’organisation ou bien des astuces, des applications, etc., qui vous ont aidé, vous pouvez bien sûr le poster en commentaire de l’article. 🙂
Prenez soin de vous, et à très bientôt !
Anne Juguet, Le TDAH au quotidien
3 commentaires sur “5 principes pour mieux s’organiser”
Merci pour l’article. Personnellement, j’ai toujours eu beaucoup de mal à m’organiser et c’est maintenant que je vais reprendre le travail après un deuxième enfant que ça va mieux (on découvre toujours des forces insoupçonnées au pied du mur). J’ai tendance à noter les actions en me disant « je peux y consacrer autant de temps, elle doit être finie », sinon je fignole à l’infini et actuellement ce n’est plus possible. Concernant mon emploi du temps, en moyenne je réalise 70% des actions du jour, 50% les jours sans et 100% les jours très productifs. Les choses à absolument réaliser dans la journée sont faites dans les premières puis je vois si j’ai encore de l’énergie en réserve pour le reste. Remplir et utiliser mon agenda en fonction de ma motivation m’aide beaucoup à garder un niveau assez constant. Autrefois je faisais trop dans les jours hyper motivés puis plus rien du tout pendant le double de temps, à long terme, ce n’était pas rentable et c’était mauvais pour la santé. Rien ne sert de courir, il faut partir à point comme disait La Fontaine
merci pour ton article, peux-tu stp m’en dire plus sur ton utilisation d’ALEXA stp ?
Bonjour Caroline, j’utilise Alexa pour mes listes de course par exemple (j’ai une liste pour les courses classiques, une autre pour le bricolage/jardinage, etc.).
Personnellement je ne l’utilise pas pour ma liste de choses à faire car je ne retourne sur mes listes Alexa que lorsque je vais faire les courses donc les choses à faire ne seraient jamais faites (mais c’est possible dans l’absolu).
Je lui demande aussi de me rappeler certaines choses à certains moments précis (ou de les rappeler à mon homme), elle me sert aussi de minuteur, ou répond à beaucoup de mes questions simples sans que j’ai besoin de faire une recherche internet, j’ai mis en place une routine matinale aussi (elle me réveille, me donne l’heure, dit une truc marrant, me donne la météo, puis lance un podcast 🙂 ), en fait je m’en sert pour beaucoup de choses, elle me permet de me décharger mentalement quand je n’ai pas mes autres outils sous la main, sans que l’information ne soit perdue. J’espère que j’ai répondu à ta question. 🙂